Verbeteren van vergaderingen

Een vergadering, of de zogenoemde meeting, is een veelvoorkomend activiteit binnen bedrijven. Dit zijn de momenten waarop werknemers samen komen om allerlei zaken te bespreken, zoals vooruitgang, de stand van zaken en hoe het verder moet. Het zijn de momenten dat belangrijke beslissingen genomen worden en waar iedereen zijn of haar input laat zien. Hoewel deze momenten dus heel belangrijk zijn, kunnen vergaderingen soms rommelig verlopen of niet zo effectief zijn als dat gewenst is. Er zijn verschillende manieren waarop deze productiviteit bevorderd kan worden. Dit zorgt ervoor dat er meer waarde uit de vergadering gehaald wordt, zonder dat dit teveel tijd of moeite kost.  

Van vergaderlocatie wisselen

Altijd dezelfde omgeving om je heen hebben tijdens belangrijke momenten als een vergadering, kan uiteindelijk voor minder inspiratie en scherpe aandacht en concentratie zorgen.  Het kan soms goed zijn om bijvoorbeeld een vergaderlocatie Amsterdam te huren. Door het hebben van een nieuwe omgeving, zal er ook een frisse blik ontstaan onder de deelnemers van de vergadering. Dit kan nieuwe perspectieven en creatieve oplossingen of ideeën op tafel brengen. Daarnaast is iedereen meer gefocust en geconcentreerd, omdat ze niet weer in dezelfde ruimte zitten. Even weg uit het bedrijf zelf kan juist een extra beetje productiviteit brengen, wat alleen maar waardevol kan zijn.

Goede voorbereiding en duidelijke outline vooraf

Een goede voorbereiding is het halve werk en dat geldt ook voor vergaderingen. Als niemand compleet is voorbereid om wat er besproken zal worden, zal de vergadering alleen maar langer duren en minder productief zijn. Door af te spreken wat iedereen voor zal bereiden voor de vergadering is er meer duidelijkheid en kunnen zaken sneller besproken worden, omdat iedereen op de hoogte is van de gekozen onderwerpen. Een outline die duidelijk is voor iedereen, zorgt ervoor dat niks als verrassing aankomt. Niet alleen is er dan een betere productiviteit, maar is er ook een groter gevoel van betrokkenheid, omdat iedereen zich kan vinden in alle zaken die besproken worden en hierover input kan leveren. Hoe meer uiteindelijke input, hoe beter de resultaten en hoe meer waardevolle ideeën.

Genoeg ruimte voor discussie, vragen en feedback

Vaak is een vergadering redelijk gestructureerd en is het iets waar je snel doorheen wilt gaan. Dit kan gewoon eenmaal vaak niet, omdat er na het bespreken van verschillende onderwerpen, vaak veel vragen achterblijven. Daarnaast is het soms goed om elkaar opbouwende feedback te geven en soms over onderwerpen te discussiëren. Het is onmogelijk om altijd meteen te weten wat te doen en tijdens het verstrijken van een vergadering, kunnen er nog vragen opkomen die soms niet meer besproken kunnen worden. Door ruimte te maken voor discussies, vragen en eventuele feedback, kan iedereen nog zijn gedachten uitspreken, zodat niemand blijft zitten met onbeantwoorde vragen of ongedeelde input. Het zou zonde zijn dat de vragen pas later beantwoord worden of dat iemand dagen met een goed idee loopt, voordat er een mogelijkheid is om dit te delen.