Kom alles te weten over het maken van een factuur of offerte!

Als bedrijf of zzp’er zul je er regelmatig mee te maken krijgen: het maken van een factuur of een offerte. Hoewel het een redelijk eenvoudige klus is, is het wel iets wat je jezelf even goed aan moet leren. In het begin kan er namelijk veel op je af komen bij het maken van een factuur of een offerte. Gelukkig ben je na een paar keer helemaal thuis in het wereldje en maak je in een rap tempo al je facturen of offertes. In deze blog kom je er alles over te weten.

Wat is een factuur?

Een factuur is een document dat je naar een klant stuurt, zodra een bestelling is geleverd of een dienst is uitgevoerd. Het is als het ware een betalingsverplichting. Met het ontvangen van een factuur wordt de klant op de hoogte gebracht van het bedrag dat hij of zij moet betalen en naar welk rekeningnummer. Bovendien dient een factuur als een verantwoording van de vraagprijs. In het factuur staat precies waar de kosten op gebaseerd zijn.

Wat is een offerte?

Een offerte wordt altijd eerder gemaakt dan een factuur. Waar een factuur een verantwoording van de gemaakte kosten is, dient een offerte als een schatting van de nog te maken kosten. Voordat een klant je bedrijf toezegt om een opdracht uit te voeren, kun jij als bedrijf een offerte opstellen, waarin je aangeeft welke diensten of producten uitgevoerd of gebruikt moeten worden en hoeveel dit gaat kosten. Aan de hand hiervan kan de klant beslissen of hij of zij de opdracht door jouw bedrijf uit wil laten voeren of door een ander bedrijf.

Zelf een factuur of offerte maken

Je kunt zelf eenvoudig een factuur of offerte maken. Tegenwoordig kan dit allemaal online een offerte of factuur maken gebeurt grotendeels automatisch. Online zijn er verschillende templates te vinden, die je zelf aan kunt passen. Zo kun je zelf het ontwerp bepalen en weet je tegelijkertijd zeker dat de factuur en offerte aan de eisen voldoen. Zorg er altijd voor dat het ontwerp bij de stijl van je bedrijf past.

Waar moeten een factuur en een offerte aan voldoen?

Een factuur en een offerte moet je maken volgens bepaalde richtlijnen. Beide documenten moeten voorzien zijn van de naam, het adres en de contactgegevens van zowel jouw bedrijf als van de klant. Ook je btw-identificatienummer, het btw-percentage, het btw-bedrag, je KVK-nummer en het IBAN-nummer van je onderneming mogen niet ontbreken. Vermeld daarnaast de goederen en diensten die worden geleverd en de tarieven daarvan en het aantal gewerkte uren. Voor een factuur is een factuurnummer en -datum nodig en voor een offerte een referentienummer en offertedatum.